De ‘manier van werken’ voor ICT en IT & Informatie beveiliging optimaliseren

Novamedia is een maatschappelijke organisatie die bedrijven en idealen samenbrengt. Novamedia doet aan structurele fondsenwerving met liefdadigheidsloterijen in Nederland, Zweden, Noorwegen, Verenigd koninkrijk en Duitsland. Met vergelijkbare operaties in de verschillende landen is het een uitdaging ervoor te zorgen dat voor de Novamedia groep als geheel de werkprocessen worden geoptimaliseerd terwijl de lokale operaties niet worden gehinderd. ProjectBlauw ontwierp de werkprocessen voor ICT en IT & Informatie beveiliging met twee doelen: (1) lokaal uitgevoerde activiteiten die (2) gedeeld worden voor algehele efficiency en effectiviteit. The medewerkers van Novamedia hebben de werkprocessen uitgewerkt onder begeleiding van ProjectBlauw. ProjectBlauw reikte de structuur aan (RACI om de ‘manier van werken’ vast te leggen), legde de link naar erkende methodieken (COBIT5, ISO en ISF) en faciliteerde de werksessies. Het resultaat is dat de Chief Operations Officer (verantwoordelijk voor IC ten IT & Informatie beveiliging), the Group IT Managers , de Group Information Security Officer en hun medewerker een gedeeld beeld hebben van de ‘manier van werken’. Dit stelt ze in staat hun activiteiten binnen ICT en ICT & Informatie beveiliging te optimaliseren en te laten aansluiten op de andere delen van de organisatie.

Alec Burrett, Group IT Manager

‘ProjectBlauw heft ons geholpen afstand te nemen van de dagelijkse praktijk en met een objectieve blik de opzet en samenwerking van onze IT functie te analyseren. Door te kijken hoe we werken, waar we kunnen verbeteren kwamen we tot een vereenvoudiging van onze manier van werken. Het vertrouwen en het plezier in onze internationale samenwerking is significant verbeterd na het vaststellen en vastleggen van deze eenvoudige en praktische manier van werken.’

Anneke Rijsemus, Group Information Security Officer

‘De toegevoegde waarde van ProjectBlauw is dat Joost on een gestructureerde aanpak aanreikte en ons begeleid heeft om onze eigen manier van werken te definiëren. Het overzicht van verantwoordelijkheden die we zelf hebben opgesteld, stelt ons in staat om efficiënter en effectiever samen te werken.’

Coaching projectleider

In 2017 was De Zijlen -een gehandicaptenzorgorganisatie in noord Nederland- een traject gestart voor een nieuwe opzet voor het client plan onder aansturing van een projectleider. Toen als vervolgstap in 2018 een selectietraject gestart moest worden voor een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), was er behoefte aan aanvullende expertise. ProjectBlauw werd benaderd om deze aanvullende expertise in de vorm van coaching van de projectleider te leveren. Het betrof hier kennis van de (on)mogelijkheden van de ECD pakketten en de ervaring op het gebied van selectietrajecten. Door verschillende factoren was het van belang dat in een korte periode het juiste ECD pakket werd geselecteerd. Door als uitgangspunt te nemen dat de selectie geslaagd was als er een pakket overbleef dat voldoet en niet dat het beste pakket geselecteerd moest worden geselecteerd, konden snel stappen worden gemaakt. In een aantal opeenvolgende sessies is met sleutel personen van een uitgebreide lijst met pakketten, relatief snel (bij twijfel voel een pakket af) gekomen tot drie pakketten dat zeker zouden voldoen. Dat dit een juiste aanpak was, bleek uit het feit dat binnen de afgesproken tijd een pakket is geselecteerd dat voldoet aan de eisen van De Zijlen voor een nieuw ECD.

Machteld Koopmans, zelfstandig project manager

‘Scherpzinnig, betrokken en inhoudelijke coaching van grote toegevoegde waarde, waar humor ook niet ontbreekt’