Een programma van eisen

De Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) stond in 2008 voor de uitdaging om een gemeenschappelijk Programma van Eisen (PvE) op te stellen voor de selectie van Elektronische Cliënten Dossiers (ECD) voor haar leden (de instellingen voor gehandicaptenzorg). De uitdaging was erin gelegen dat met de eisen vanuit de verschillende instellingen en de mogelijkheden vanuit de verschillende softwareleveranciers een gedeeld PvE moest worden opgesteld. Dat de aanpak van verschillende rondes van opstellen en toetsen tot een goed resultaat heeft geleid, blijkt uit het feit dat het PvE in 2016 nog steeds de basis is voor selecties van ECD’s.

Rita Hut, Senior beleidsmedewerker VGN

‘Daar waar projecten nog wel eens de neiging hebben uit te lopen, werden we goed bij de les gehouden waardoor alle termijnen en tussenproducten op tijd zijn gehaald en opgeleverd.’

Selectie van software

Ipse de Bruggen (IdB), een organisatie voor zorg voor verstandelijk & meervoudig gehandicapten in Zuid Holland, stond in 2011 voor de uitdaging om een opvolger te selecteren voor hun Elektronisch Clienten Dossier (ECD). IdB werkte op dat moment met een combinatie van een standaardpakket (voor de cliëntenadministratie) en een zelfbouwoplossing (voor het dossierdeel). De uitdaging was om de eisen van de verschillende zorgonderdelen en de administratie duidelijk verwoord te krijgen zodat een goede vergelijking van de beschikbare software systemen (ECD’s) mogelijk was. De aanpak bestond uit een aantal duidelijke stappen:

1. van longlist naar shortlist volgens een Programma van Eisen,

2. van shortlist naar twee voorkeuren via offertes, demo’s en referentiebezoeken en

3. een keuze op basis van een validatie

Dat deze aanpak tot een goed resultaat heeft geleid, blijkt uit het feit dat nu het geselecteerde systeem naar grote tevredenheid wordt gebruikt (de uitrol werd in de zomer van 2016 voltooid).

Jeannette Hielkema, Functioneel beheerder Ipse de Bruggen

‘Joost is een rots in de branding in het project. Hij geeft duidelijke sturing, behoud het overzicht en is communicatief erg sterk. Mede dankzij hem is het CVO (Elektronisch Cliënten Dossier) goed van start gegaan.’

Selectie communicatie-infrastructuur

ProjectBlauw heeft de selectie van hoofdleverancier van de communicatie-infrastructuur voor stichting Omring begeleid. De uitdaging bij dit traject was het definiëren van de eisen waaraan de communicatie-infrastructuur voor de zorgmedewerker in 2022 moet voldoen. Een beeld hiervan is nodig om nu de juiste keuzes kunnen maken.

Carolien Nemec, Manager ICT operations

‘De leveranciers bleken niet in staat dit voor een zorgorganisatie als de onze in te vullen. Zij kwamen niet verder dan ‘geef maar aan wat u wilt en dan hebben wij daar wel een product/oplossing voor’. Door met de leveranciers te gaan ‘puzzelen’ is er een visie ontstaan die de basis was voor het programma van eisen.’